01Ist-Analyse: die Arbeit sichtbar machen
Wir erfassen die relevanten Abläufe, beteiligten Personen, Systeme und Datenquellen. Wo werden Informationen doppelt eingegeben? Welche Entscheidungen warten auf fehlende Unterlagen? Welche Arbeit soll überhaupt besser werden? Gespräche mit dem Team und konkrete Vorgänge liefern eine belastbarere Grundlage als eine reine Liste vorhandener Software. Auch bereits funktionierende Abläufe werden sichtbar und müssen nicht unnötig verändert werden.
02Anwendungsfälle: eine Auswahl treffen
Aus den Beobachtungen entsteht ein Katalog möglicher Anwendungen. Wir beschreiben jede Idee als Aufgabe mit Eingang, Vorbereitung und menschlicher Entscheidung. Für die Priorisierung zählen Wiederholung, heutiger Aufwand, Datenqualität und Bedeutung für den Betrieb. Eine hohe vermeintliche Zeitersparnis allein macht noch keinen guten Einstieg. Ein kleiner, gut kontrollierbarer Prozess kann sich besser eignen als ein großer mit vielen ungeklärten Abhängigkeiten.
03Machbarkeit: Annahmen auf den Tisch
Für die aussichtsreichen Vorhaben prüfen wir Datenzugang, passende Werkzeuge, Schnittstellen, Berechtigungen und organisatorische Voraussetzungen. Dazu kommen Einrichtung, Betrieb, Prüfarbeit und mögliche Fehlerfolgen. Ungeklärte Punkte verschwinden nicht in einer optimistischen Gesamtnote. Sie erhalten eine konkrete Prüfaufgabe. So wird aus „Das müsste gehen“ eine Entscheidung mit Bedingungen, Kostenrahmen und nachvollziehbaren Gründen.
04Erproben: an einem klaren Fall
Bei einer individuellen Neuentwicklung beginnen wir mit einem begrenzten Anwendungsfall. Dein Team bewertet die Vorbereitung anhand vereinbarter Kriterien und prüft auch schwierige Ausnahmen. Fertige Produkte müssen dafür nicht neu erfunden werden: Dort geht es um die passende Einführung in deinen Betrieb. Ob wir entwickeln oder einführen, hängt von deiner Aufgabe ab. Der nächste Schritt wird erst nach seiner tatsächlichen Eignung gewählt.
05Regelbetrieb: Verantwortung festlegen
Vor der Ausweitung klären wir Zuständigkeiten, Vertretung, Schulung, Pflege und den Weg bei Fehlern. Wer kontrolliert Ergebnisse? Wer entscheidet über Änderungen? Was passiert, wenn eine Quelle fehlt? Der Fahrplan enthält nicht nur den Start, sondern auch diese laufende Arbeit. Später vergleichen wir die tatsächliche Nutzung mit den ursprünglichen Annahmen und passen die Reihenfolge weiterer Vorhaben an.